Connectez-vous S'inscrire
Cabinet ACConseils

L'embauche d'un salarié


Voici ce qu'il faut savoir avant d'embaucher un salarié


Vous devez effectuer une Déclaration préalable à l'embauche (DPAE)

La DPAE doit être obligatoirement effectuée par tous les employeurs ou leur mandataire dans les 8 jours qui précèdent toute embauche de salarié y compris la période d’essai.

Un contrat de travail n'est pas toujours nécessaire mais est souhaitable

Le contrat de travail existe dès l’instant où une personne (le salarié) s’engage à travailler, moyennant rémunération, pour le compte et sous la direction d’une autre personne (l’employeur). Le plus souvent, le contrat de travail doit être écrit. Son exécution entraîne un certain nombre d’obligations, tant pour le salarié que pour l’employeur.

Seul le contrat à durée indéterminée (CDI) à temps complet peut être non-écrit. Il est alors qualifié d’oral, de verbal ou de tacite. Toutefois, si le contrat reste verbal, l’employeur a l’obligation de remettre au salarié un document écrit reprenant les informations contenues dans la déclaration préalable à l’embauche adressée à l’URSSAF (ou à la Mutualité sociale agricole - MSA).

  Hormis le CDI à temps complet, tous les autres contrats doivent être écrits. Sont concernés :
  • le contrat à durée indéterminée à temps partiel ;
  • le contrat à durée déterminée ;
  • le contrat de travail à temps partiel ;
  • le contrat de travail intermittent ;
  • le contrat de travail temporaire ;
  • le contrat de professionnalisation ;
  • le contrat d’apprentissage
  • les contrats spécifiques prévus pour les personnes en difficulté, notamment le contrat unique d’insertion, dans sa forme contrat d’accompagnement dans l’emploi ou contrat initiative-emploi les contrats conclus avec les groupements d’employeurs ;
  • le « contrat de travail en portage salarial » à durée déterminée, ou à durée indéterminée.

L'affiliation du salarié aux caisses de retraite, de prévoyance et de mutuelle est obligatoire

Sauf dispense particulière, les salariés doivent être affiliés à un régime de retraite, de prévoyance et à une mutuelle. Les conventions collectives et les accords de branche fixent souvent des règles spécifiques à respecter.

La visite d'information et de prévention

La visite d’information et de prévention est réalisée après l’embauche. Elle doit être effectuée au plus tard dans un délai de 3 mois à compter de la prise effective du poste. Toutefois, pour les travailleurs de nuit et les salariés de moins de 18 ans, cette visite doit être réalisée avant leur affectation à leur poste, c’est-à-dire avant le début de la période d’essai.

Le registre unique du personnel

Établi par l’employeur, quel que soit l’effectif de l’entreprise, le registre unique du personnel permet de s’assurer de la transparence des emplois dans chaque établissement de l’entreprise. Il doit comporter des mentions obligatoires concernant l’identification des salariés, les dates d’embauche et de départ, les contrats de travail. Les mentions portées sur le registre unique du personnel sont conservées pendant 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l’établissement. Toute infraction est punie d’une sanction pénale.

Aucune forme spécifique n’est imposée à l’employeur pour la tenue du registre unique du personnel.

Les documents à remettre au salarié

l’employeur doit fournir une copie de la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) ou de l’accusé de réception délivré par l’organisme destinataire de cette déclaration (Urssaf ou caisse de MSA pour les salariés agricoles).

Cette obligation de remise est considérée comme satisfaite dès lors que le salarié dispose d’un contrat de travail écrit, accompagné de la mention de l’organisme destinataire de la déclaration (selon le cas, Urssaf ou Caisse de MSA).

Vous pouvez bénéficier d' aides à l'embauche.

Certains salariés ou contrats peuvent vous faire bénéficier d'aides à l'embauche.
Votre implantation géographique peut également vous ouvrir droit à des exonérations.

Bien souvent ces aides doivent être demandées avant la signature du contrat de travail. 

Si le salarié embauché est étranger.

Pour travailler en France, un étranger non européen doit être titulaire d'une autorisation de travail. L'employeur qui souhaite l'embaucher doit donc, outre les obligations exigées pour toute embauche, vérifier s'il est titulaire d'un document valant autorisation : visa, carte de séjour l'autorisant à exercer une activité professionnelle salariée ou autorisation provisoire de travail. Les démarches de l'employeur sont différentes selon que l'étranger réside déjà en France ou non. 

Etranger ressortissant de l'Espace économique européen
L'accès à l'emploi en France est libre et aucune autorisation de travail n'est nécessaire

Etrangers non ressortissants de l'Union européenne
  • Pour les étrangers séjournant régulièrement en France, il faut s'assurer que ce salarié dispose d'une autorisation de travail
  • Pour les étrangers ne résidant pas encore sur le territoire français, il faut déposer une demande d'introduction de travailleur auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi (DIRRECTE)
Vérifications à effectuer​​
  • Vérifier la nationalité,
  • Le contenu de l'autorisation de travail,
  • La réalité de l'existence du titre de travail en adressant 2 jours avant la date de l'embauche une copie du titre présenté par le travailleur étranger au préfet du département du lieu d'embauche.
La procédure d'introduction
Avant de recruter un étranger qui n'est pas sur le territoire français, une demande d'autorisation de travail doit être effectuée auprès de l'Administration.